
Asistente Front Office Manager
Dar soporte al Front Office Manager en la organización, la dirección y el control del área de Recepción y Conserjería. Satisfacer, siguiendo las normas de calidad del hotel, las necesidades del cliente en cuanto a reservas, asistencia e información, atendiendo a las comunicaciones, realizando para ello las funciones administrativas, de facturación y comerciales.
Responsabilidades y tareas
- 40 horas semanales
- Organizar las actividades del departamento distribuyendo el trabajo según las previsiones y asignando tareas específicas según necesidades concretas de acuerdo con los índices de ocupación, entrada o salida de grupos, prórrogas de estancias, etc.
- Supervisar el planning de reservas a corto, medio y largo plazo, teniendo en cuenta situaciones de overbooking para proponer y llevar a cabo las acciones pertinentes.
- Revisar las listas de no show, clientes VIP, rooming list, etc.
- Organizar la llegada de grupos.
- Confeccionar y supervisar los informes diarios de ocupación.
- Coordinar con la gobernanta las actividades que conciernen a ambos departamentos: partes de conciliación de habitaciones, habitaciones de entrada y salida, cambios de habitaciones, clientes especiales, bloqueos, etc.).
- Coordinar con mantenimiento los trabajos por averías, reparaciones, haciendo un seguimiento específico a los que afectan a la estancia de los clientes.
- Realizar las tareas y funciones propias de la recepción y conserjería, interviniendo de forma personal como elemento de apoyo para su personal dependiente, con objeto de agilizar el proceso.
- Supervisar las actividades realizadas en su área, con objeto de maximizar el rendimiento de los servicios y verificar que el cliente ha recibido una prestación acorde con la esperada.
- Recibir y atender personalmente a los clientes VIP u otros que por su importancia para el hotel se considere necesario, verificando la asignación de sus habitaciones.
Atender y responder de manera eficaz, amable y discreta las reclamaciones y quejas planteadas por los clientes, mediante la utilización de las técnicas más adecuadas en cada caso, para lograr el máximo nivel de satisfacción del huésped.
- Tener una estrecha relación con el departamento comercial y dirección para una mejor gestión del booking y desarrollo de las acciones promocionales y de venta.
- Dirigir e intervenir en las actividades del front y back de recepción y conserjería para impulsar los trabajos bajo un estándar alto de calidad.
- Supervisar las actividades de conserjería y teléfonos, verificando el buen servicio de maleteros, botones, atención telefónica presentando especial cuidado en situaciones especiales por ocupación, grupos, eventos, etc.
- Asistir a reuniones.
- Supervisar la fluidez de la comunicación interdepartamental.
- Comprobar el buen uso y mantenimiento de los utensilios, maquinaria, enseres, etc. de las unidades o secciones que dependen de él.
- Llevar al día las reservas (horas limites, garantías, cupos, fechas release, precios) en colaboración con el Head host supervisor.
- Realizar guardias de M.O.D según la necesidad del hotel.
Conocimientos y experiencia
- Diplomados preferentemente en Hostelería y Turismo, Técnicos Superiores en Formación Profesional en Hostelería.
- Experiencia con PMS Opera.
- Conocimientos de ofimática a nivel usurio.
- Nivel alto de inglés, castellano y valorable otros idiomas.
- Experiencia mínima de 2 años de experiencia como recepcionista y conserje.
- Experiencia en hoteles de categoría similiar o superior.
Habilidades para el desempeño del puesto
- Resolución de problemas y habilidades para tomar decisiones.
- Orientación al servicio y excelentes habilidades organizativas
- Actitud positiva y excelentes habilidades de comunicación
- Capaz de trabajar en equipo
- Capacidad de trabajar bajo presión y mantener la calma en situaciones difíciles.
- Disponibilidad horaria
- Persona dinámica
- Don de gentes
- Embajador de Barcelona
El hotel ofrece formación continua, limpieza de uniforme, comida por turno, taquilla, formar partte de un equipo humano con pasión por la hospitalidad y servicio genuine a los huéspedes.